1. Overordnet

NS 8411 og NS 8412 inneholder bestemmelser om hvordan avtaler kan inngås. Standardene beskriver fire fremgangsmåter, og her behandles de tre siste alternativene (6, 7 og 8).

Vi har skrevet en egen artikkel om punkt 5 (avtaler inngått gjennom tilbud og aksept) som finnes her.  

Vi har tidligere skrevet en egen artikkelsamling om "Avtalerett" hvor mye av det samme behandles på et mer generelt grunnlag. Den samlingen finnes her.

2. Avtaler inngått etter forhandlinger

Punkt 6 i hhv NS 8411 og NS 8412 behandler avtaler inngått gjennom forhandlinger.

Under temasamlingen «Avtalerett» ligger det to artikler som er relevante for dette temaet, nemlig «Forhandlinger og betydningen av forbehold» som kan leses her, og «Avtaler gjennom konkludent adferd og passivitet» som kan leses her.  

Flere av de hensyn og momenter som beskrives i artiklene har også komiteen hatt fokus på da man utarbeidet punkt 6 i hhv NS 8411 og NS 8412.  

Vi sikter først og fremst til punkt 6, annet ledd som inneholder en bestemmelse som skal forhindre at en avtale «gror frem» underveis i forhandlingene.  

Som tittelen på den ene av våre artikler antyder, er det viktig å ta forbehold. Slike forbehold kan være at en avtale er først inngått når den er signert av begge parter, eventuelt i kombinasjon med at det kun er en bestemt person som kan signere (f eks administrerende direktør) og/ eller at forhandlingsresultatet må behandles i selskapets styre og godkjennes der før avtale kan inngås.  

I NS 8411/ NS 8412 punkt 6, annet ledd har man lagt inn en bestemmelse om at en avtale først blir rettslig bindende når den er signert av begge parter "skriftlig eller ved elektronisk signatur". Dette er et formkrav som må være oppfylt for at en avtale skal anses inngått.

Det er likevel inntatt en bestemmelse som må være å anse som en nødløsning. Det fremgår nemlig at man kan også "på annen måte" gjøre "det klart at bindende avtale foreligger". Vi har behandlet denne problematikken i våre artikler under "Avtalerett" som vi har lagt inn en link til ovenfor, men her skal vi også forsøke å eksemplifisere litt.

I NS 8411/ NS 8412 punkt 6, annet ledd refereres det til "elektronisk signatur". Dette kan skje ved bruk av ulik programvare, og hvor en av disse er bruk av Bank ID. La oss si at det ikke benyttes slik signatur, men at partene isteden bekrefter avtalen i hver sin ordinære e-post. Mye taler da for at avtale må anses inngått - og i alle fall hvis partene deretter opptrer som om avtale er inngått og forholder seg til det avtalte (konkludent adferd).

Svært mange kjøp av byggevarer eller produkter er ukompliserte og både kan og bør gjennomføres uten at det blir for mye formalisme rundt selve anskaffelsen.  

Som et generelt råd vil mene at desto større, eller komplekse, anskaffelsene er, desto større oppmerksomhet bør partene ha til bestemmelsene om avtaleinngåelse.

3. Avtaler inngått etter konkurranse

Bestemmelsen om avtaler inngått etter konkurranse (punkt 7) er likelydende i NS 8411/ NS 8412, og de er korte.  

Bakgrunnen er at man ved konkurranser har egne regler for når en avtale skal anses inngått.  

Ved offentlige innkjøp vil det være anskaffelsesloven med tilhørende forskrifter som regulerer når en avtale mellom tilbyder og oppdragsgiver skal anses for å være gyldig inngått.  

Vi viser i den forbindelse til anskaffelsesforskriften § 10-1 «Meddelelse om valg av leverandør og begrunnelse», fjerde ledd hvor det fremgår at avtale «anses inngått når begge parter har signert kontrakten».  

I NS 8400 «Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranser» kreves det ikke et signert avtaledokument, men det følger av punkt 7.3 «Kontrahering» at avtale «er inngått når det innen vedståelsesfirstens utløp er kommet skriftlig melding frem til leverandøren om at tilbud er antatt». Her har man altså valgt en løsning som samsvarer med den tradisjonelle hovedregel om tilbud og aksept.

4. Bestillinger basert på forhåndsavtaler

Det følger av NS 8411/ NS 8412 punkt 8 at man særlig sikter til allerede inngåtte «ramme- eller samarbeidsavtaler». Når man foretar bestillinger under slike avtaler kalles det ofte  "avrop".

Som oftest vil slike avtaler ha vært gjenstand for en prosess som omfattes av punktene 5, 6 eller 7 i standardenes kapittel 2 «Avtaleinngåelse».  

I slike ramme- eller samarbeidsavtaler vil man som oftest ha inntatt detaljerte bestemmelser om hvem som kan bestille byggevarer eller produkter, hvilke beløpsmessige rammer og fullmakter de enkelte med bestillingskompetanse har, betalingsvilkår osv.  

Standardenes punkt 8 inneholder regler om hvordan slike bestillinger skal gjennomføres. Dersom det er motstrid mellom det som følger av ramme- eller samarbeidsavtalen og den enkelte standard, så vil det være bestemmelsene i ramme- eller samarbeidsavtale som gjelder, jfr NS 8411/ NS 8412 punkt 8, første ledd.