1. Overordnet

De organisatoriske bestemmelsene  er inntatt i NS 8411/ NS 8412 kapittel 1 «Alminnelige bestemmelser», punkt 4.

2. Regelspeil

3.Partene og deres representanter

Denne bestemmelsen har sitt forbilde i de tilsvarende bestemmelsene som finnes i f eks NS 8405 punkt 5 og NS 8407 punkt 9.

Hensikten er å unngå misforståelser og sikre klarhet med hensyn til hvem som representerer den enkelte part.

Dette er viktig i sin alminnelighet, men i noen tilfeller kan det være helt avgjørende for den enkelte parts rettslige posisjon at man henvender seg til rett person (og adressat). Det er f eks situasjonen hvis man sender et varsel

Hvem som er part henger nøye sammen med regelen om hva denne personen har fullmakt til å gjøre på vegne av "sin" part.

Følgelig fremgår det av punkt 4.1, annen setning at den personen som er utpekt til å representere parten skal anses for å ha «fullmakt til å fatte alle beslutninger tilknyttet avtalen».

Dette samsvarer med den generalfullmakten som også partsrepresentanten i entrepriserettskontraktene har, og som f eks følger av NS 8405 punkt 6 og NS 8407 punkt 9. Vi har skrevet en artikkel om disse bestemmelsene hvor vi redegjør for fullmaktens rekkevidde. Siden bestemmelsene er likeartede vil man ha nytte av å lese artikkelen som finnes her.

For en part som har utpekt en person som "sin" representant er det viktig å være klar over fullmaktens rekkevidde. Vi har skrevet en del om dette i den artikkelen vi har lagt en link til i avsnittet overfor.

Det fremgår av det siterte at fullmektigen kan treffe "alle beslutninger" hvilket gir vedkommende en vid fullmakt - det vi kaller en generalfullmakt.

Vedkommende kan f eks ta forbehold, gi et bindende pristilbud med/ uten rabatter (av enhver størrelse), innvilge fristforlengelse, avbestille og treffe andre typer beslutninger uansett alvorlighetsgrad. Dette omfatter også adgangen til å heve kontrakten. Det eneste vilkåret er at beslutningen er "tilknyttet avtalen".

Følgelig bør en part tenke seg nøye om før man utpeker en person som sin representant. Vi presiserer at en part har anledning til å innskrenke fullmakten, men det må i så fall meddeles motpart skriftlig. Dette fremgår av punkt 4.1, andre setning som innledes med ordene "Er ikke annet opplyst (...)".

4. Varsler, krav og meldinger

I de fleste kontraktsforhold av noen varighet er det nødvendig med dialog. I de fleste tilfeller er dialogen muntlig og uformell.

Som oftest går det helt greit å forholde seg uformelt til hverandre, men det er ikke få tvister som har sitt utgangspunkt i manglende klarhet om hva man evt haravtalt muntlig.

Riktig nok har man en regel om at «det muntlige er like bindende som det skriftlige», men utfordringen er å bevise hva som er muntlig avtalt.

Når det blir tvist er det fordi to parter har ulik oppfatning.

I slike situasjoner vil det være den som påstår at avtale er inngått, eller at avtalen har et bestemt innhold, som har bevisbyrden, eller tvilsrisikoen.

Hvis en domstol anser begge parters forklaringer å være like troverdige, vil det være den som (i første omgang) fremsatte en påstand som taper.

Følgelig er det best å omformulere "regelen om det muntlige" til at det «muntlige er som blåst for vinden».  

For å sikre bevis for hva som avtales etc er det inntatt en egen regel om at "varsler, krav og meldinger" skal sendes "elektronisk", jfr NS 8411/ NS 8412 punkt 4.2.

Slike forsendelser skal skje til «avtalte adresser».

Som oftest vil "avtalte adresser" være til epost-adressene til partenes representanter. Normalt har man inntatt informasjon om dette i partenes avtale, og uansett slik at partene har en innarbeidet rutine etablert gjennom en omfattende mailkorrespondanse.

Man bør uansett være oppmerksom på punkt 4.2, annet ledd hvor det fremgår at «varsler, krav og meldinger» kan sendes «partens generelle e-postadresse, eller som ordinær post» dersom ikke annet er uttrykkelig avtalt.   

Ulempen med denne bestemmelsen er at man kan risikere å få "varsler, krav og meldinger" sendt til en ordinær firmapost-adresse. Slike adresser mottar ofte mye forskjellig som f eks reklame. Av den grunn er det gjerne kraftige spam-filtre knyttet til slike adresser og man kan da risikere at viktige "varsler, krav og meldinger" havner i søppelboksen.

Hvis det skjer må man være oppmerksom på at det aktuelle "varsel, krav og meldinger" likevel anses for å ha kommet frem, jfr punkt 4.2, siste ledd. Det kan være kritisk hvis f eks varselet får som konsekvens at man blir forpliktet ved passivitet. Følgelig er det best å sikre seg at det ikke er noen tvil om hvem som er rett adressat for slike henvendelser. benytte klare og tydelige adresser

Videre følger det av punkt 4.2, tredje ledd at den som sender «varsler, krav og meldinger» må «identifisere leveransen og den person eller enhet som håndterer kjøpet hos adressaten» så presist som mulig.  

Bestemmelsen sier ingen ting om konsekvensen av at denne regelen ikke etterleves, men den uskrevne rettsregel er at uklarhet må gå utover den som kunne ha uttrykt seg klarere. I dette tilfelle vil det si at avsender må ha risikoen for eventuelle uklarheter.

For øvrig er varsler og krav også av stor betydning i entrepriserettskontraktene. Vi har skrevet en egen artikkel om "Varsler og krav" i artikkelsamlingen om bl.a. NS 8405 og NS 8407 som kan leses her.  

Ovenfor nevnte vi regelen i NS 8411/ NS 8412 punkt 4.2, siste ledd hvor det står at dersom man følger reglene i punkt 4.2 skal "varsel, krav og meldinger" anses som "gitt i tide" selv om de ikke har nådd frem til mottaker.  I dette ligger det selvsagt en risiko for mottaker, ref det vi skrev om firmapost og spamfilter.

Punkt 4.2, siste ledd også viser til kjøpsloven § 82, som kan leses her.

Denne lovbestemmelsen er stort sett likelydende som punkt 4.2, siste ledd, men inneholder en presisering om at varselet, kravet eller meldingen må være gitt «på en måte som er forsvarlig etter forholdene». Dette vilkåret følger ikke eksplisitt av 4.2, siste ledd, men bør innfortolkes i punkt 4.2, siste ledd siden man har inntatt en henvisning til kjøpsloven § 82.